Een nieuwsbrief schrijven

Een nieuwsbrief is geen verzamelplaats voor alles wat sinds de vorige editie binnen de organisatie is gebeurd.

De lezer wil weten wat voor hem relevant, interessant of nuttig is. Dat vraagt om selectie voordat u begint te schrijven.

Geef de nieuwsbrief een reden om te bestaan

Organisaties versturen soms een nieuwsbrief omdat zij dat iedere maand of ieder kwartaal doen. Dat is een planning, geen doel.

Bepaal wat de nieuwsbrief voor de lezer moet doen. Misschien moet hij informeren over veranderingen, mensen wijzen op komende activiteiten, verslag doen van resultaten of betrokkenheid bij de organisatie behouden.

Als u weet waarom u schrijft, wordt het eenvoudiger om te bepalen welke informatie erin hoort.

Niet ieder intern nieuwsfeit is nieuws

Een gebeurtenis kan binnen de organisatie belangrijk zijn zonder interessant te zijn voor de ontvanger van de nieuwsbrief.

Vraag daarom niet alleen wat er is gebeurd, maar waarom de lezer dit zou willen weten.

Als die vraag moeilijk te beantwoorden is, hoeft het onderwerp misschien niet in deze editie.

Zet belangrijke informatie niet onderaan

Niet iedere ontvanger leest een nieuwsbrief van begin tot eind. Sommigen bekijken alleen de eerste onderwerpen of scannen de tussenkoppen.

Plaats daarom informatie die voor veel lezers belangrijk is vroeg in de nieuwsbrief. Een belangrijke deadline, wijziging of aankondiging hoort niet verstopt te staan na drie minder belangrijke berichten.

De volgorde vertelt de lezer wat u belangrijk vindt.

Schrijf voor mensen buiten de organisatie

Interne afkortingen, functienamen, projectnamen en commissies kunnen voor medewerkers volkomen duidelijk zijn. Voor leden, vrijwilligers, donateurs of andere lezers hoeft dat niet zo te zijn.

Gebruik namen en termen die de lezer kan begrijpen en geef waar nodig kort context.

De lezer zou geen organogram nodig moeten hebben om een nieuwsbrief te kunnen volgen.

Maak duidelijk wat de lezer moet doen

Sommige berichten zijn alleen informatief. Andere vragen om actie.

Als iemand zich moet aanmelden, reageren, betalen, stemmen, een document lezen of vóór een bepaalde datum iets moet insturen, zeg dat dan duidelijk.

Zet praktische informatie bij het bericht waarop zij betrekking heeft. Laat de lezer niet elders zoeken naar een datum, contactpersoon of link.

Herhaling kan nuttig zijn

Niet iedere lezer ziet iedere editie en niet iedereen onthoudt een aankondiging die drie maanden eerder is gedaan.

Belangrijke deadlines of komende evenementen mogen daarom worden herhaald.

Herhaal wat de lezer nog nodig heeft, niet automatisch de volledige tekst van een eerder bericht.

Lees de nieuwsbrief als ontvanger

Controleer de nieuwsbrief uiteindelijk niet alleen op taal en spelling, maar ook op bruikbaarheid.

Is meteen duidelijk welke berichten belangrijk zijn? Begrijpt iemand buiten de organisatie de gebruikte termen? Zijn datums, namen en links correct? Is duidelijk wanneer de lezer iets moet doen?

Een nieuwsbrief werkt pas wanneer de informatie niet alleen is verstuurd, maar ook door de ontvanger kan worden gebruikt.