Een andere doelgroep
Organisaties gebruiken bestaande informatie vaak opnieuw. Een intern rapport wordt de basis voor een publieke samenvatting. Informatie voor leden wordt later gebruikt voor financiers. Een Nederlands document moet ineens ook voor een internationaal publiek werken.
De feiten kunnen hetzelfde blijven. Het document meestal niet.
Een nieuwe lezer heeft andere informatie nodig
De oorspronkelijke lezers kennen misschien de organisatie, haar structuur en de achtergrond van een project. Een nieuwe doelgroep beschikt niet vanzelfsprekend over die kennis.
Daardoor kan een tekst die voor de ene groep volkomen duidelijk is, voor een andere groep belangrijke stappen overslaan.
Soms is extra uitleg nodig. Soms moet informatie juist verdwijnen omdat zij voor de nieuwe lezer niet relevant is.
De toon kan ook veranderen
Een document voor collega's kan direct en informeel zijn. Een tekst voor een toezichthouder, subsidiegever of publiek vraagt mogelijk om een andere toon.
Dat betekent niet automatisch formeler schrijven. Het betekent dat de relatie tussen schrijver en lezer is veranderd.
De tekst moet daarbij passen.
Vertalen verandert de doelgroep niet vanzelf
Wanneer een Nederlands document in het Engels wordt gebruikt, ontstaat gemakkelijk het idee dat een goede vertaling voldoende is.
Maar de Engelstalige lezer kan andere achtergrondkennis hebben, bepaalde Nederlandse instellingen of werkwijzen niet kennen en praktische informatie anders interpreteren.
Het document moet daarom niet alleen taalkundig, maar ook vanuit de nieuwe lezer worden bekeken.
Een redacteur kan zien waar het oude publiek nog aanwezig is
Bij hergebruik blijven vaak sporen van de oorspronkelijke doelgroep in een tekst staan.
Een afkorting wordt niet uitgelegd. Een project wordt genoemd alsof iedereen het kent. Een instructie verwijst naar een interne procedure. Een alinea besteedt veel ruimte aan informatie die voor de nieuwe lezer nauwelijks van belang is.
Dat zijn geen gewone taalproblemen. Ze ontstaan doordat het document nog voor zijn vorige publiek spreekt.
Vertel de redacteur wat er is veranderd
Als een bestaand document een nieuwe functie of doelgroep krijgt, moet de redacteur dat weten.
Leg uit voor wie het oorspronkelijk is geschreven, wie het nu gaat lezen en wat de nieuwe versie moet bereiken.
Zonder die informatie kan een redacteur de taal verbeteren. Met die informatie kan ook worden beoordeeld of het document nog bij zijn lezer past.
Dezelfde informatie is niet hetzelfde document
Hergebruik kan verstandig zijn. Er is geen reden om correcte informatie steeds opnieuw te schrijven.
Maar een verandering van doelgroep verandert de context waarin die informatie wordt gelezen.
Controleer daarom niet alleen of de inhoud nog klopt. Controleer of zij nog werkt voor de mensen die haar nu moeten begrijpen.
