Wanneer professioneel schrijven te formeel wordt
Zakelijk Engels moet professioneel zijn. Dat betekent niet dat het formeel, afstandelijk of ingewikkeld moet klinken.
Vooral wanneer u in een andere taal schrijft, is het verleidelijk om voor langere woorden en formelere constructies te kiezen. Ze lijken veiliger en misschien zelfs professioneler. Het resultaat kan echter een tekst zijn die stijver klinkt dan u bedoelde.
Professioneel is niet hetzelfde als formeel
De juiste toon hangt af van de situatie. Een juridisch document, een offerte, een e-mail aan een vaste klant en de tekst op een website hebben niet dezelfde mate van formaliteit nodig.
Toch moeten ze allemaal professioneel zijn. Dat zit niet in moeilijke woorden, maar in duidelijke informatie, een passende toon en zorgvuldig taalgebruik.
Pas op met veilige woorden
Een woord dat formeel klinkt, is niet automatisch het beste woord. In het Engels zijn eenvoudige woorden vaak heel normaal in zakelijke communicatie, ook wanneer een formeler alternatief bestaat.
Wie Engels als tweede taal gebruikt, kan juist het formelere woord kiezen omdat het dichter bij het Nederlandse woord ligt of omdat het bekender klinkt. Grammaticaal kan daar niets mis mee zijn, terwijl een moedertaalspreker toch iets eenvoudigers zou gebruiken.
Schrijf voor de situatie
De relatie met de lezer bepaalt voor een groot deel hoe formeel uw tekst moet zijn. Een eerste brief aan een potentiële zakenpartner vraagt om een andere toon dan een e-mail aan een klant met wie u al tien jaar samenwerkt.
Hetzelfde geldt voor het doel van de tekst. Een klacht, een uitnodiging, een betalingsherinnering en een nieuwsbrief kunnen allemaal van hetzelfde bedrijf afkomstig zijn zonder hetzelfde te hoeven klinken.
Formeel Engels is niet beter Engels
Een professionele tekst hoeft niet te laten zien hoeveel Engelse woorden u kent. Hij moet ervoor zorgen dat de lezer zonder moeite begrijpt wat u wilt zeggen.
Als een eenvoudige formulering duidelijk, correct en geschikt voor de situatie is, wordt zij niet professioneler door haar ingewikkelder te maken.
