Een jaarverslag schrijven

Een jaarverslag legt vast wat een organisatie in een bepaalde periode heeft gedaan, bereikt en geleerd. Het probleem is zelden dat er te weinig informatie beschikbaar is.

Meestal is er juist te veel.

Bepaal eerst wie het verslag leest

Een jaarverslag kan worden gelezen door leden, donateurs, financiers, toezichthouders, medewerkers, partners en andere belanghebbenden. Zij zoeken niet allemaal dezelfde informatie.

Bepaal daarom voordat u begint welke lezers voor dit verslag het belangrijkst zijn en wat zij na het lezen moeten weten.

Dat bepaalt niet alleen wat u opneemt, maar ook hoeveel achtergrond en uitleg nodig is.

Maak geen chronologisch archief

Twaalf maanden activiteit hoeven niet maand voor maand te worden beschreven.

Een lijst van vergaderingen, projecten, evenementen en besluiten laat zien dat een organisatie bezig is geweest, maar vertelt de lezer nog niet wat daarvan belangrijk was.

Groepeer informatie rond onderwerpen, doelstellingen of resultaten. Zo wordt duidelijker wat de organisatie heeft gedaan en waarom het ertoe doet.

Maak onderscheid tussen activiteit en resultaat

Het organiseren van tien workshops is een activiteit. Het aantal mensen dat ermee is bereikt en wat die workshops hebben opgeleverd, zegt iets over het resultaat.

Beide kunnen in een jaarverslag thuishoren, maar ze vertellen niet hetzelfde.

Waar mogelijk moet de lezer niet alleen kunnen zien wat er is gedaan, maar ook wat daarmee is bereikt.

Gebruik cijfers met een reden

Cijfers kunnen een verslag concreet maken, maar een pagina vol percentages en aantallen is niet automatisch informatief.

Geef de lezer voldoende context om te begrijpen wat een cijfer betekent. Een stijging van twintig procent klinkt indrukwekkend, maar zonder uitgangspunt of vergelijking zegt zij weinig.

Controleer ook of dezelfde cijfers overal in het verslag op dezelfde manier worden weergegeven en of totalen, perioden en categorieën werkelijk vergelijkbaar zijn.

Laat moeilijke informatie niet verdwijnen

Niet ieder jaar verloopt volgens plan. Projecten kunnen vertraging oplopen, doelstellingen worden niet altijd gehaald en omstandigheden kunnen veranderen.

Een geloofwaardig jaarverslag hoeft dat niet te verbergen.

Leg uit wat er is gebeurd, welke gevolgen dat had en, waar relevant, wat de organisatie ermee heeft gedaan. Een zorgvuldig uitgelegde tegenvaller is vaak overtuigender dan een verslag waarin alles uitsluitend als succes wordt gepresenteerd.

Schrijf het als één document

Jaarverslagen worden vaak door meerdere mensen aangeleverd. De ene afdeling schrijft over projecten, een andere over financiën en iemand anders levert de cijfers of het voorwoord.

Voor de lezer moet het uiteindelijk één verslag zijn.

Controleer daarom terminologie, namen, datums, cijfers, hoofdletters, tijden en toon in het hele document. Verschillen die intern nauwelijks opvallen, worden op de pagina snel zichtbaar.

Selecteren hoort bij het schrijven

Een goed jaarverslag bevat niet alles wat de organisatie gedurende het jaar heeft gedaan.

Het bevat wat de lezer nodig heeft om te begrijpen wat de organisatie heeft gedaan, wat daarvan het resultaat was en waar zij aan het einde van het jaar staat.

De kunst zit niet in het verzamelen van informatie. Die zit in het bepalen welke informatie een plaats in het verslag verdient.