Wanneer de organisatie verandert
Organisaties veranderen. Afdelingen worden samengevoegd, functies krijgen andere namen, projecten stoppen, nieuwe diensten ontstaan en verantwoordelijkheden verschuiven.
De documenten van de organisatie veranderen niet altijd mee.
Een verandering werkt door in meer dan één tekst
Een nieuwe naam of werkwijze staat zelden maar op één plaats.
Dezelfde informatie kan voorkomen op de website, in brochures, formulieren, handleidingen, rapporten, standaardbrieven, contracten en interne documenten.
Als slechts het meest zichtbare document wordt aangepast, blijven oude versies elders bestaan.
Een nieuwe naam kan een oude betekenis houden
Het vervangen van een functienaam of afdelingsnaam lijkt eenvoudig. Toch kan de verandering meer betekenen dan een ander woord.
Misschien zijn verantwoordelijkheden verschoven. Misschien moeten lezers voortaan met iemand anders contact opnemen. Misschien bestaat een procedure nog wel, maar wordt zij door een andere afdeling uitgevoerd.
Dan is zoeken en vervangen niet genoeg.
Controleer wat nog waar is
Teksten kunnen grammaticaal correct en toch inhoudelijk verouderd zijn.
Zinnen als ‘wij bieden’, ‘onze medewerkers controleren’ of ‘aanvragen worden binnen vijf werkdagen behandeld’ doen concrete uitspraken over de organisatie.
Na een verandering moeten zulke uitspraken opnieuw worden gecontroleerd. Een redacteur kan vragen of iets nog klopt, maar de organisatie moet het antwoord geven.
Verschillende afdelingen veranderen niet tegelijk
Bij grotere organisaties worden documenten vaak door verschillende teams beheerd.
Daardoor kan nieuwe terminologie op de ene plaats al zijn ingevoerd, terwijl een andere afdeling nog maandenlang de oude versie gebruikt.
Voor de lezer kan dat lijken alsof twee namen, diensten of procedures naast elkaar bestaan.
Engelse teksten worden gemakkelijk vergeten
Wanneer de dagelijkse communicatie voornamelijk in het Nederlands plaatsvindt, worden Engelstalige documenten soms pas bekeken wanneer iemand ze opnieuw nodig heeft.
Tegen die tijd kan de Nederlandse informatie al meerdere keren zijn aangepast.
Controleer daarom bij organisatorische veranderingen ook welke anderstalige versies bestaan. Een correcte Engelse tekst kan nog steeds verkeerde informatie bevatten als de bron inmiddels is veranderd.
Geef de redacteur de nieuwe werkelijkheid
Wanneer documenten na een reorganisatie of andere verandering worden geredigeerd, is de oude tekst alleen het uitgangspunt.
De redacteur heeft ook actuele informatie nodig: nieuwe namen, verantwoordelijkheden, procedures, contactgegevens en terminologie.
Zonder die informatie kan een document intern consistent worden gemaakt en toch de verkeerde organisatie beschrijven.
Documenten moeten de organisatie van nu beschrijven
Oude documenten laten zien hoe een organisatie ooit werkte. Dat kan nuttig zijn als archief, maar niet wanneer de tekst nog steeds voor klanten, leden, medewerkers of het publiek wordt gebruikt.
Wanneer de organisatie verandert, moeten haar documenten opnieuw worden bekeken als geheel.
Niet alleen om oude namen te vervangen, maar om ervoor te zorgen dat wat er op de pagina staat nog overeenkomt met wat er werkelijk gebeurt.
